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La figura del secretario del consejo de administración ha sido regulada en la reciente ley 31/2014 de 3 de diciembre, que modifica la Ley de Sociedades de Capital.
La regulación se hace en el artículo 529 de la LSC:
Artículo 529 octies. Secretario del consejo de administración
1. El consejo de administración, previo informe de la comisión de nombramientos y retribuciones, designará a un secretario y, en su caso, a uno o a varios vicesecretarios. El mismo procedimiento se seguirá para acordar la separación del secretario y, en su caso, de cada vicesecretario. El secretario y los vicesecretarios podrán o no ser consejeros.
2. El secretario, además de las funciones asignadas por la ley y los estatutos sociales o el reglamento del consejo de administración, debe desempeñar las siguientes:
• a) Conservar la documentación del consejo de administración, dejar constancia en los libros de actas del desarrollo de las sesiones y dar fe de su contenido y de las resoluciones adoptadas.
• b) Velar por que las actuaciones del consejo de administración se ajusten a la normativa aplicable y sean conformes con los estatutos sociales y demás normativa interna.
• c) Asistir al presidente para que los consejeros reciban la información relevante para el ejercicio de su función con la antelación suficiente y en el formato adecuado.
La regulación del secretario del consejo se inserta en la Ley de Sociedades de Capital dentro de las sociedades cotizadas, pero se puede aplicar igualmente para sociedades no cotizadas.
Las principales funciones del secretario del consejo son las siguientes:
Elaboración de las Actas
El secretario del consejo de encarga de la redacción de las actas de las reuniones del consejo de administración, recogiendo la hora, fecha, lugar de celebración, asistentes, temas discutidos y documentos aportados. Posteriormente firma el acta y guarda una copia. Se encarga de toda la documentación social de estas reuniones como anuncios, circulares o publicaciones.
Mantenimiento de los registros
Conservar la documentación social relativa al consejo de administración. Transcribir, conservar y custodiar los Libros de Actas, libros de acciones, libros de contratos con el socio único y libro registro de socios.
Elevar a públicos los acuerdos que lo requieran y en su caso, la inscripción en el Registro Mercantil.
Asesoramiento legal
Asegurarse de que en el funcionamiento del consejo de administración se cumplen los estatutos sociales, la normativa interna y el resto de disposiciones relativas a las actuaciones del Consejo.
El secretario del consejo tiene la capacidad de emitir certificaciones de las actas del consejo de administración.
Apoyo al Presidente
Facilitando la información oportuna a los miembros del consejo para que su funcionamiento sea óptimo.
Buen gobierno corporativo
El secretario del consejo de administración debe velar por que el funcionamiento del mismo se ajuste a las mejores prácticas de gobierno corporativo, que vienen recogidas en el Código Unificado de Buen Gobierno de 2006 o en el Código de Buen Gobierno de las Sociedades cotizadas (elaborado por la CNMV).
El secretario no tiene que ser necesariamente consejero, incluso es recomendable que no lo sea para gozar de una mayor independencia. Se nombra por el Consejo, previo informe de la comisión de nombramientos y retribuciones. Y aunque se trata de una cuestión controvertida, es recomendable que se trate de un letrado en ejercicio. Es posible que la figura del secretario se desarrolle por una persona jurídica (por ejemplo, un despacho de abogados con la forma de sociedad limitada profesional), ya que el artículo 212 bis de la LSC permite que las funciones de un administrador sean realizadas por una persona jurídica.
Responsabilidad
Se deben distinguir si el secretario del consejo es consejero o no lo es. En caso de ser consejero, estará sometido a la misma responsabilidad que el resto de consejeros. Pero si no lo es, su responsabilidad quedará limitada al cumplimiento de las funciones que le asigna la LSC y a la normativa interna, o en todo caso, podría responder por “culpa in vigilando” de las actuaciones irregulares que pudiese haber cometido el Consejo de administración. En cualquier caso, es recomendable la suscripción de un seguro de responsabilidad civil. Hay que tener en cuenta que la actuación del secretario del consejo consiste en una obligación de medios y no de resultado. Por lo tanto, el secretario del consejo sólo sería responsable en el caso de errores graves en la aplicación de las leyes. Las interpretaciones razonables o con una fundamentación jurídica, no pueden dar lugar a la responsabilidad del secretario del consejo.
